La reconfiguration de la chaîne logistique hospitalière du Saguenay–Lac-Saint-Jean

Centre de cas HEC Montréal
Ce cas traite de restructuration organisationnelle, de planification stratégique, d’analyse de décision et de réseaux de distribution à travers la réflexion menée par la direction du Centre régional des achats en groupe des établissements de santé et services sociaux du Saguenay-Lac-Saint-Jean (CRAG) afin d’optimiser les pratiques logistiques du secteur de la santé et des services sociaux de la région.
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Introduction

Au Québec, les directions des différentes entités du réseau de la santé et des services sociaux sont à la recherche de nouveaux modèles de gestion afin d’augmenter l’efficacité générale des ressources de soins et de réduire les coûts de fonctionnement. Ces réflexions sont menées à tous les niveaux du réseau : provincial, régional et local. Dans cette foulée, la direction du Centre régional des achats en groupe des établissements de santé et services sociaux du Saguenay–Lac-Saint-Jean (CRAG) a amorcé en 2010 une réflexion d’ensemble visant l’optimisation régionale des pratiques logistiques du secteur de la santé et des services sociaux de la région.

Dans le cadre de cette réflexion, le directeur général du CRAG, Sébastien Gagnon, a commandé en juillet 2010 une étude afin de documenter les pratiques logistiques aux États-Unis et ailleurs au Canada. En cette fin de novembre 2010, Sébastien Gagnon revoit les principales conclusions de cette étude (voir les annexes 1 et 2). On y constate que, après l’approvisionnement en commun, la distribution « en commun » ou centralisée est depuis quelques années un modèle d’affaires reconnu en santé, et ce, à l’échelle du continent. M. Gagnon est convaincu que la région aurait beaucoup d’avantages à se lancer dans une telle aventure. Mais il n’est pas certain de la forme que devrait prendre cette centralisation. Il est clair dans son esprit que pour mener à bien une telle initiative il faudra tenir compte de différents enjeux : leadership, gouvernance, mesure de performance, expertise logistique interne ou recours à une expertise externe, recrutement, gestion de risques et enjeux financiers, plateforme informatique, gestion du changement, etc. M. Gagnon doit analyser les avantages et les limites des différentes options présentées dans l’étude en fonction du contexte particulier de la région Saguenay–Lac-Saint-Jean afin de formuler une recommandation à son conseil d’administration quant au déploiement de la distribution centralisée.

Le réseau de santé et des services sociaux de la région du Saguenay–Lac-Saint-Jean

Le Saguenay–Lac-Saint-Jean est une vaste région du Québec, 98 768 km2, un peu plus grande que le Portugal, mais comptant 50 fois moins d’habitants (270 681) (voir l’annexe 3). On y dénombre 51 localités, regroupées dans quatre municipalités régionales de comté, soit Maria-Chapdelaine, Domaine-du-Roy, Lac-Saint-Jean-Est et Fjord-du-Saguenay, et dans la municipalité de Saguenay.

Au chapitre de l’organisation du réseau de la santé et des services sociaux, la région compte six Centres de santé et de services sociaux (CSSS), chacun regroupant les établissements d’un même territoire (voir l’annexe 4 pour la liste complète des établissements de la région)1. Fort de la présence en son sein de l’Hôpital de Chicoutimi, le CSSS de Chicoutimi est le plus important de la région. Son volume d’achat représente environ la moitié du volume de la région. L’Agence de la santé et des services sociaux du Saguenay–Lac-Saint-Jean exerce les fonctions administratives nécessaires à la coordination de la mise en place des services de santé et des services sociaux sur le territoire, particulièrement en matière de financement, de ressources humaines et de services spécialisés. Soutenu par plus de 10 700 employés pour répondre aux différents besoins de santé et de services sociaux de la région, le réseau régional compte sur un budget annuel qui dépasse les 700 millions de dollars pour accomplir sa mission.

La région est confrontée à plusieurs défis qui ont une influence certaine sur son réseau de santé et de services sociaux et qui devront être considérés pour la reconfiguration de sa chaîne logistique :

  • La démographie : on prévoit un accroissement important du nombre de personnes de 65 ans et plus. Le vieillissement de la population exercera une pression accrue sur la demande des services de santé et des services sociaux et affectera aussi la disponibilité et le renouvellement de la main-d’œuvre.
  • Le contexte socioéconomique : la crise qui frappe le secteur des ressources naturelles et de la transformation primaire (bois, papiers, produits minéraux) a des impacts négatifs sur l’emploi dans la région. Une diminution des investissements a été également constatée. Sur le plan social, on observe une détérioration de la santé chez les groupes plus vulnérables, notamment les jeunes, les familles défavorisées et les personnes âgées.
  • Les finances publiques : comme la plupart des organismes de l’État québécois, le réseau de la santé et des services sociaux doit viser la réduction et le contrôle des dépenses. Cet effort s’inscrit dans le cadre du retour à l’équilibre budgétaire du gouvernement.
  • Le développement durable : depuis quelques années, le développement durable constitue une préoccupation majeure pour l’ensemble de la société. Les activités et les actions telles les économies d’énergie, la gestion des matières résiduelles déjà amorcée dans les établissements de la région se poursuivent et d’autres se mettent en marche.

Inventaire des pratiques et ressources régionales consacrées à la logistique2

Chaque CSSS de la région prend en charge l’achat et la distribution des fournitures et produits divers pour les services requérants (unités de soins, laboratoires, cliniques externes, etc.). De plus, comme toutes les régions de la province, le Saguenay–Lac-Saint-Jean possède son groupe d’achat. Le CRAG est une corporation à but non lucratif représentante des établissements de la région du Saguenay–Lac-Saint-Jean pour gérer l’approvisionnement des biens et des services. Son budget d’exploitation provient des établissements membres, c’est-à-dire de l’ensemble des établissements de la région lesquels, de par la loi, sont représentés par le CRAG pour divers mandats d’achats en commun. Son conseil d’administration est composé majoritairement des directeurs des finances des établissements de la région et est présidé par le directeur général de l’un de ces établissements. Les bureaux du CRAG sont depuis plus de 10 ans situés à l’Hôpital de Chicoutimi. Ils sont adjacents à ceux du service des approvisionnements de cet hôpital, illustrant la très bonne collaboration entre le CRAG et les établissements de la région, ce qui n’est pas le cas de l’ensemble des collaborations « groupe d’achats-établissements » de la province.

Lorsque l’on regarde les plus récentes statistiques compilées par le ministère de la Santé et des Services sociaux concernant l’approvisionnement en commun, la région du Saguenay–Lac-Saint-Jean arrive en deuxième position quant à la proportion des achats groupés. Une performance nettement supérieure à la moyenne québécoise :

Chaîne logistique hosp-Saguenay-Tableau 1

Cette performance en termes de volume d’achats en commun, remarquée par les autorités, n’a pas toujours été à ce niveau. En 1999, la performance de la région se situait dans la seconde moitié des groupes d’achats de la province. À l’époque, ses ressources étaient limitées, on y comptait trois personnes. Depuis, il y a une réelle volonté de la part de toutes les parties d’évaluer les possibilités de mettre en commun des volumes d’achats. De plus, les différents participants sont prêts à explorer de nouvelles pratiques régionales de travail qui permettront de rehausser les volumes d’achats en commun.

En ce qui a trait aux ressources humaines, l’expertise en matière de gestion des approvisionnements est très professionnelle considérant le niveau de scolarité (65 % du personnel du niveau collégial ou universitaire) et l’expérience des employés dans le secteur de la santé (68 % ont plus 10 ans dans le secteur de la santé). À l’instar d’autres secteurs d’activités, la région devra réfléchir à un plan d’effectifs pour combler les départs à la retraite dans un avenir rapproché puisqu’il y a 33 % de départs prévisibles d’ici cinq ans dans le domaine des approvisionnements et 28 % en ce qui a trait aux magasins. Certains établissements seront plus touchés que d’autres.
Globalement, les établissements de la région adoptent des pratiques logistiques élémentaires. À l’interne, une majorité d’établissements utilise le système de réquisition pour le réapprovisionnement des unités de soins et autres points de service en fournitures médicales. À l’exception du CSSS Chicoutimi, les CSSS de la région ont des systèmes de gestion des stocks au magasin décentralisés, ce qui se traduit par une participation élevée du personnel soignant aux activités logistiques (voir Figure 1).

Figure 1 – Distribution interne : positionnement des modes de réapprovisionnement des CSSS de la région selon leur degré de centralisation et de participation du personnel soignant

Chaîne logistique hosp-Saguenay-Figure1

Pour les établissements qui confient au personnel du magasin la responsabilité de réapprovisionner les unités de soins à l’aide d’un système à révision périodique (par level) ou d’un système hybride tel le double casier, le lecteur de code à barres demeure la technologie la plus répandue pour soutenir cette activité. La moitié des établissements ont recours à un inventaire physique annuel plutôt qu’un inventaire tournant dans leur magasin central. Quelques centres, dont Chicoutimi, sont confrontés à des problèmes d’espace.

En ce qui a trait à la chaîne logistique externe, chaque CSSS commande et reçoit ses produits et fournitures de fournisseurs divers (distributeurs ou manufacturiers). La plupart des établissements n’échangent pas électroniquement de soumissions avec les fournisseurs et ils ont très peu d’échanges électroniques de données avec eux. De plus, une majorité des établissements ne planifient pas ou peu la réception des marchandises. On dénote beaucoup de ressaisies de données dans les échanges entre le CRAG et les établissements malgré le fait que le CRAG ainsi que tous les établissements de la région partagent une même base de données et utilisent le même progiciel ERP, en l’occurrence SAP.

La rotation des stocks et l’exactitude des stocks sont les deux indicateurs de mesure de la performance le plus fréquemment utilisés par une majorité d’établissements. Un seul établissement, Chicoutimi, suit mensuellement six indicateurs de performance (exactitude des stocks, taux de rotation des stocks, nombre d’articles stockés, niveau moyen des stocks en dollars, taux de rupture et nombre de transactions).

En ce qui a trait au transport intersites, une majorité d’établissements échange de nombreux documents ou produits entre les différents sites de la région. Il n’y a pas de schéma uniforme quant aux ressources liées au transport. Une minorité des établissements est dotée de ressources propres importantes en matière de transport (véhicules).

Les établissements du réseau utilisent divers modes de distribution. Pour un même établissement, certains achats peuvent être acheminés directement du fournisseur, tandis que d’autres transitent par des grossistes avec un niveau de consolidation plus ou moins grand.

Le projet de reconfiguration de la chaîne logistique porte uniquement sur les fournitures médicales et exclut les produits pharmaceutiques qui sont déjà distribués de façon centralisée au niveau provincial par la firme McKesson.

En préparation pour le conseil d’administration

La prochaine réunion du conseil d’administration du CRAG a été fixée au 8 décembre 2010. Il ne reste plus qu’une dizaine de jours à Sébastien Gagnon pour préparer une présentation visant à formuler ses recommandations quant à la reconfiguration de la chaîne logistique hospitalière de la région. Le Comité doit réfléchir à la structure de gouvernance et au rôle que pourrait y jouer le CRAG. M. Gagnon s’interroge sur l’ouverture des CSSS de la région à une éventuelle reconfiguration. Les CSSS seraient-ils prêts à perdre du pouvoir décisionnel? Est-ce qu’il y aura une perception que c’est encore une fois Chicoutimi qui décide pour tout le monde? Un regroupement pourrait aussi signifier des pertes d’emplois pour les régions les plus éloignées. De plus, les investissements en matière de technologie, de formation des employés et d’infrastructures associés à une éventuelle reconfiguration ne sont pas négligeables.

Pour faire le point sur la situation actuelle, il est nécessaire d’identifier les forces, faiblesses, opportunités et menaces qui caractérisent le système logistique du réseau de la santé et des services sociaux au Saguenay–Lac-Saint-Jean. À partir de cet exercice, le Comité devrait réfléchir à la forme de centralisation qui conviendrait le plus à la région ainsi qu’à la structure de gouvernance à privilégier. Un élément critique de la reconfiguration est la localisation d’un ou de plusieurs entrepôts centraux, compte tenu de la distance qui sépare la région du Saguenay et celle du Lac-Saint-Jean et des rivalités historiques entre ces dernières.

L'étude de cas complète
Bénéficiez du cas complet incluant les annexes suivantes (1 page au total) sur la boutique :
  • Quelques tendances en logistique hospitalière
  • Les expériences nord-américaines
  • La population du Saguenay–Lac-Saint-Jean
  • Liste détaillée des établissements de la région
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  1. Au Québec, les CSSS dispensent des services de santé aux Québécois par l’entremise de différents points de services comme les CLSC (Centre local de services communautaires), CHSLD (Centre d’hébergement et de soins de longue durée), CH (Centre hospitalier ou hôpital de courte durée) ou autres comme des CR (Centre de réadaptation). Ces regroupements sont le fruit de fusions orchestrées par le gouvernement de la province en 2004. La création des CSSS avait pour objectif de rapprocher les services de la population et de les rendre plus accessibles et mieux coordonnés sur un territoire géographique donné (continuum de soins). (Sources : http://www.indexsante.ca/CSSS/ et http://www.msss.gouv.qc.ca/reseau/rls/ consultées le 29 mars 2013).
  2. Sylvain Landry, Jacques Roy et Martin Beaulieu, « Optimisation régionale des pratiques logistiques du secteur de la santé et des services sociaux de la région Saguenay-Lac-Saint-Jean », Rapport d’expertise, Groupe Chaîne, HEC Montréal, octobre 2010.