Conclure des négociations de gré à gré. Oui, mais pas à n’importe quel prix!

Centre de cas HEC Montréal
Ce cas porte sur la gestion des approvisionnements et les enjeux de la stratégie de négociation à travers le contexte dans lequel se déroule la négociation entre Hydro-Québec et ses prestataires de services d’élagage de la végétation.
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Vous pourrez trouver une version PDF de cette étude de cas ainsi que les notes de cours pédagogique qui l’accompagnent à cette adresse de la boutique evalorix

« Nous avons bien étudié votre proposition, monsieur Leclerc. Mais j’ai été très surpris par vos chiffres! J’ai fait mes propres calculs et je n’arrive pas à des augmentations aussi marquées. » C’est par ces paroles que Yves Tanguay, conseiller en gestion de contrats pour l’unité corporative Gestion de la végétation de la société Hydro-Québec, amorce ses échanges avec le propriétaire de Réalisation arboricole Leclerc qui offre le service d’élagage de la végétation le long des lignes électriques de distribution pour la région du Bas-Saint-Laurent. « Bien… depuis que nous avons obtenu le contrat, nous avons constaté que les conditions n’étaient pas les mêmes que celles anticipées. Il faut comprendre notre point de vue », explique Maxime Leclerc. M. Tanguay réplique aussitôt : « Cela tombe bien, nous aussi, nous voulons comprendre. Et justement, nous sommes ici pour ça! »

L’unité Gestion de la végétation

Des différentes divisions d’Hydro-Québec, celle de la Distribution est l’une des plus importantes, qui compte le plus d’employés, soit près de 7 900 (voir l’annexe 1 pour plus de détails sur la société Hydro-Québec). Outre son personnel, pour assurer l’acheminement de l’électricité à ses clients, cette division s’appuie entre autres sur un réseau aérien de lignes à moyenne et basse tension reliées à 2 500 000 poteaux. Ce réseau aérien s’étend sur plus de 97 000 km. La division Distribution regroupe différentes vice-présidences (comme celles du réseau de distribution, du service à la clientèle, de l’approvisionnement, etc.). Ces vice-présidences comprennent habituellement plusieurs unités administratives. Ainsi, à l’intérieur de la vice-présidence du réseau de distribution, on retrouve l’unité Gestion de la végétation.

L’unité Gestion de la végétation est un service centralisé dont la mission est d’intervenir entre autres sur la végétation à proximité du réseau de distribution d’énergie afin d’assurer la sécurité du public et des travailleurs, ainsi que la qualité du service d’électricité. Le rôle de ce service est très important, puisque la moitié des pannes d’électricité est causée par la végétation. Si la végétation se trouve trop près des lignes de distribution, des courts-circuits peuvent se produire et entraîner des interruptions de courant. Ou encore, lors de tempêtes de vent ou de verglas, la chute des branches peut endommager les lignes de distribution et retarder grandement le rétablissement du service d’électricité.

Cette unité administrative a donc la responsabilité des services d’élagage, de déboisement ou d’abattage offerts par des fournisseurs. Elle compte une quinzaine d’employés, dont cinq ingénieurs forestiers. Ceux-ci ont pour mandat de déterminer, à l’échelle des six territoires d’Hydro-Québec, les travaux de végétation à réaliser. Ils définissent un plan quinquennal qui est révisé sur une base annuelle. Un ensemble de critères guide la priorité des travaux (par exemple, la rusticité, le nombre de pannes, le nombre de clients, etc.).

L’unité Gestion de la végétation emploie également quatre conseillers en gestion de contrats. Ceux-ci voient à préparer les documents utilisés dans les appels d’offres ou les négociations de gré à gré pour les travaux de déboisement, d’élagage ou d’abattage, à faire les analyses financières en vue des négociations, à entretenir les relations avec les fournisseurs (par exemple, veiller au respect de la qualification des fournisseurs), et à faire le suivi financier des travaux. L’unité Gestion de la végétation inclut trois conseillers en végétation qui verront à définir les normes de travail. Enfin, elle est complétée par un chef de niveau IV, un directeur et du personnel administratif dont un conseiller en système d’information1.

La nature des travaux d’élagage

Le budget d’élagage, de déboisement et d’abattage dont dispose l’unité Gestion de la végétation est d’environ 60 millions de dollars pour les travaux liés à l’entretien régulier de la végétation et de 10 millions de dollars pour les urgences liées aux pannes d’électricité ainsi que pour les nouveaux projets de développement du réseau de distribution. Au milieu des années 2000, la vice-présidence du réseau de distribution a décidé de réviser la procédure de gestion des contrats d’élagage, entre autres parce qu’un retard pour l’élagage s’était accumulé dans plusieurs régions. Un plan de redressement a donc été mis en œuvre.

Initialement, le budget d’élagage était divisé entre les différentes régions. Cette approche créait des distorsions dans la mesure où certaines régions accordaient une plus grande importance que d’autres à ces travaux. Ainsi, certaines régions ont accumulé du retard et elles se sont retrouvées avec une végétation relativement dense près des lignes de distribution. Pour corriger cette situation, Hydro-Québec a centralisé le budget d’élagage et ce sont maintenant les ingénieurs forestiers qui priorisent les travaux. Ces derniers se déroulent dans différentes conditions (voir l’annexe 2).

La nature des relations avec les prestataires de services d’élagage

En 2006, l’unité Gestion de la végétation décidait de réviser en profondeur sa stratégie de gestion des relations avec les fournisseurs. Historiquement, le service procédait par appel d’offres en retenant le plus bas soumissionnaire conforme parmi les fournisseurs autorisés. Cependant, les fournisseurs se plaignaient de cette approche qui ne leur offrait pas une sécurité financière suffisante.

Il faut comprendre que les firmes d’élagage doivent composer avec certaines contraintes. D’abord, les élagueurs ne sont pas des employés directs des fournisseurs. Selon des principes de syndicalisation, les élagueurs sont affectés à une région donnée. Ainsi, une entreprise qui a obtenu un contrat d’élagage d’Hydro-Québec pour un territoire donné doit retenir les services d’élagueurs de cette région selon une liste de rappel. En outre, Hydro-Québec ayant ses propres normes, les fournisseurs sont tenus d’engager du personnel qui possède au moins 1 500 heures d’expérience pour ce type de travaux à proximité d’un réseau électrique; pour les chefs d’équipes d’élagueurs, on parle de 5 000 heures, toujours à proximité d’un réseau électrique. Une telle main-d’œuvre est relativement rare, entre autres à cause du temps de formation et des conditions particulières. De plus, elle est convoitée par d’autres entreprises, comme les compagnies ferroviaires et les municipalités, qui doivent procéder à des ouvrages similaires. D’ailleurs, l’unité Gestion de la végétation travaille avec différents intervenants du milieu afin d’accroître la disponibilité du nombre d’élagueurs.

Ensuite, les fournisseurs doivent se doter d’équipements particuliers (par exemple, des camions à nacelle, des sécateurs électriques) pour réaliser ces travaux. Dans ce contexte, les firmes d’élagage faisant affaire avec Hydro-Québec souhaitaient obtenir une plus grande stabilité dans l’attribution des contrats afin de pouvoir offrir des conditions d’emploi intéressantes et récupérer les investissements associés aux équipements.

Par ailleurs, Hydro-Québec a scindé ses territoires en 19 sites aux fins des travaux d’élagage et il y a donc autant de contrats qui sont attribués. L’offre du marché fournisseur demeure relativement limitée, car au plus une dizaine d’entreprises offrent leurs services pour l’ensemble des 19 territoires du Québec. Ces fournisseurs doivent être qualifiés. En cours de contrat, si leurs travaux ne sont pas bien exécutés, ils peuvent être disqualifiés, ce qui les empêcherait de soumissionner des travaux d’élagage dans le cadre d’appels d’offres ou de renouvellements de contrats. Une même entreprise peut couvrir plusieurs régions même si elles ne sont pas limitrophes. Par contre, un fournisseur ne pourrait accaparer plus de 40 % du marché québécois. Cette dernière option semble nécessaire pour Hydro-Québec qui vise à trouver des aménagements pour maintenir un marché fournisseur dynamique.

L’encadrement des relations avec les prestataires de services d’élagage

À la suite de la révision de la stratégie de gestion des contrats avec les fournisseurs, il a été convenu que les appels d’offres seraient lancés à la fin de l’été à l’échelle du Québec. Les fournisseurs ont un mois pour y répondre et ils peuvent déposer des soumissions pour tous les territoires qui les intéressent. Par souci d’équité et pour assurer le respect uniforme de l’encadrement des relations d’affaires avec la société d’État, c’est le Service des acquisitions d’Hydro-Québec qui voit à publier les appels d’offres. Les soumissions des fournisseurs sont déposées au Bureau des soumissions d’Hydro-Québec. Les documents sont par la suite transmis aux conseillers en gestion de contrats de l’unité Gestion de la végétation. Ce Bureau vérifie si les soumissions déposées respectent toutes les exigences et rejette les soumissions non conformes. Il joue donc un rôle de tampon, permettant d’éviter que les conseillers en gestion de contrats aient à interagir avec le fournisseur avant que les négociations ne soient amorcées.

Le plus bas soumissionnaire conforme est retenu. Les contrats sont signés à l’automne pour les travaux s’amorçant au début de l’année suivante. Lors de ces négociations, les conseillers en gestion de contrats peuvent donc naturellement faire d’autres recommandations qu’une entente pour une période de deux ans2.

Au bout de deux ans, cette entente peut être renouvelée par une négociation de gré à gré entre Hydro-Québec et le fournisseur initialement retenu. Si les nouvelles conditions sont jugées satisfaisantes par Hydro-Québec, l’entente est alors reconduite pour une période de deux ans. Au bout de cette nouvelle période, une autre ronde de négociation de gré à gré peut être menée et se conclure par une autre entente de deux ans. Ainsi, à la suite d’un appel d’offres, un fournisseur peut maintenir une relation d’affaires avec Hydro-Québec dans une zone donnée pour une période maximale de six ans. Au bout de cette période, Hydro-Québec retourne en appel d’offres pour cette zone à l’échelle du Québec. Naturellement, ce même fournisseur peut gagner ce nouvel appel d’offres et entrer dans un nouveau cycle de six ans.

Les conseillers en gestion des contrats déterminent la meilleure stratégie de négociation auprès des fournisseurs de services d’élagage de la végétation, ils préparent les appels d’offres et ils réalisent la négociation avec le plus bas soumissionnaire conforme qualifié. Sans être une démarche aussi linéaire que celle présentée à la figure 1, cette dernière présente tout de même un portrait des options qui s’offrent aux conseillers.

Négociations de gré à gré (figure 1)

Ainsi, lors d’une prolongation de contrat, après des échanges avec le fournisseur sous contrat, le conseiller peut suggérer un recours à un appel d’offres conventionnel s’il juge que cette approche mènera à un juste prix. Si les négociations ne donnent pas les résultats attendus et qu’elles sont susceptibles de mener à une hausse jugée excessive comparativement aux budgets initiaux, le conseiller en gestion des contrats peut retrancher des travaux prévus afin de les repousser au début de l’année suivante. Les ingénieurs forestiers ont déjà hiérarchisé les travaux; ainsi, ceux retranchés seront les derniers sur la liste. Dans ce cas, on révise l’ampleur des travaux qui étaient initialement demandés à l’amorce des discussions avec le fournisseur. Précisons que dans le cas d’une prolongation de contrat, le conseiller ne peut comparer les prix du fournisseur qu’avec ses propres estimations.

Négocier de gré à gré le renouvellement du contrat de la Région du Bas-Saint-Laurent

Le Bas-Saint-Laurent est une région rurale dotée de nombreux petits villages et de quelques agglomérations avec une plus haute densité de population (Rimouski, Rivière-du-Loup et Matane). Selon le recensement de l’année 2006, la population totale est de 200 650 personnes. La région occupe une superficie de 22 185 km² (voir la figure 2). Le Bas-Saint-Laurent a une densité de 9,1 habitants/km² alors qu’une région comme la Montérégie a une densité de 126 habitants/km² et celle des Laurentides, de 23 habitants/km². La ville de Rimouski est presque au centre de la région et, de là, il est possible d’atteindre les points extrêmes de la région en environ deux heures de voiture.

Négociations de gré à gré (figure 2)

La densité de la végétation n’est pas uniforme sur l’ensemble du territoire. Ainsi, pour les premiers kilomètres le long du littoral, il n’y a pratiquement aucune végétation à proximité des lignes électriques. Par contre, plus les lignes s’enfoncent dans le territoire, plus la végétation est présente.

Réalisation arboricole Leclerc, le prestataire d’élagage dans le Bas-Saint-Laurent

En 2006, Réalisation arboricole Leclerc (RAL) s’était qualifiée et avait obtenu le contrat pour cette région. Il s’agit d’une très jeune entreprise localisée à Rimouski et mise sur pied par Maxime Leclerc. L’entreprise a quelques contrats municipaux et privés, mais la majeure partie de ses revenus provient d’Hydro-Québec. Dans le cadre de l’appel d’offres pour cette région, outre RAL, la société Mongeau et fils avait déposé une soumission, qui s’était avérée moins intéressante que celle retenue. Ce concurrent est situé à Montmagny et Hydro-Québec lui a donné des contrats d’élagage dans la région des Appalaches et de la Côte-Nord. La société Mongeau et fils œuvre dans le domaine de l’élagage depuis plus de 10 ans.

Au cours de l’été 2008, à partir des données fournies par l’ingénieur forestier pour la région du Bas-Saint-Laurent, Yves Tanguay, conseiller en gestion des contrats, établit le devis des travaux pour les deux années suivantes (voir le tableau 1). Le devis présentait aussi le tracé des lignes où devraient se dérouler spécifiquement les travaux.

Négociations de gré à gré (tableau 1)

Avec ces informations en main, le fournisseur se rendit près des lignes de distribution désignées afin de bien évaluer la charge de travail. Un mois plus tard, la direction de RAL retransmit sa proposition par l’entremise du bureau des soumissions. M. Tanguay reçut les documents quelques jours plus tard. À la suite d’une rapide analyse, M. Tanguay constata que certains des prix suggérés présentaient des hausses considérables de l’ordre de 30 %, et même de près de 45 %, en comparant uniquement les derniers prix du contrat précédent (année 2008) avec les prix déposés pour la première année du contrat (tableau 2). Pour l’année 2010, la hausse des prix tendait à suivre le taux d’inflation.

Négociations de gré à gré (tableau 2)

M. Tanguay souhaitait comparer les prix suggérés par RAL avec ses propres estimations, pour lesquelles il avait scindé les travaux d’élagage en deux catégories, soit ceux qui sont accessibles (EA1A, EA2A, EA1N et EA2N) et ceux qui sont inaccessibles (EI1A, EI2A, EI1N et EI2N). Ce découpage s’explique par le fait que les travaux inaccessibles sont habituellement plus dispendieux. Le tableau 3 présente le détail de ses calculs pour l’année 2009. Ainsi, les prix établis par RAL sont jusqu’à environ 40 % supérieurs à ceux obtenus selon ses estimations. De tels écarts sont jugés inacceptables pour Hydro-Québec.

3

Négociations de gré à gré (tableau 3)

Les échanges entre Hydro-Québec et Réalisation arboricole Leclerc

La première rencontre

Une première rencontre a lieu entre Hydro-Québec et RAL au début du mois d’octobre. Elle se déroule dans les bureaux régionaux d’Hydro-Québec à Rimouski. L’équipe de négociation d’Hydro-Québec est composée de M. Tanguay, du chef de l’unité Gestion de la végétation de la région et d’un membre du Service des acquisitions de l’entreprise. Maxime Leclerc est pour sa part accompagné de son contrôleur financier et d’un superviseur d’équipe.

Après quelques échanges de politesse, les deux parties conviennent de l’ordre du jour de la réunion. Très vite, l’équipe d’Hydro-Québec cherche à comprendre l’écart important entre les chiffres obtenus et ses propres évaluations. M. Leclerc donne une première réponse : « M. Tanguay, on vient de terminer un été épouvantable. À la blague, on disait qu’il pleuvait aux deux jours et on n’était pas très loin de la réalité. Nous avons donc intégré cette réalité, afin de tenir compte de l’impact de la température inclémente sur notre productivité. De mémoire, nous avons mis un facteur de 13 % à 14 % comme perte de productivité. »

Et M. Tanguay de répliquer : « Nous avons lu vos rapports d’activité pour la dernière année. Mais, si je comprends bien, vous intégrez dans vos calculs un été qui est considéré comme nettement exceptionnellement pluvieux. Vous comprenez que nous avons des données historiques; nous ne planifierons pas l’avenir à partir d’événements isolés. Nous vous invitons donc à revoir vos prévisions à ce sujet. Y a-t-il d’autres éléments que vous souhaitez nous indiquer? »

Gilles Gagnon, superviseur d’équipe de RAL, prend la parole à son tour. « Certaines lignes traversent des zones difficilement accessibles pour nos camions. Nous devrons louer des motoneiges ou des “quatre roues motrices” pour amener nos hommes et nos équipements. Aussi, la région est constituée d’un réseau routier où on retrouve presque exclusivement des voies de circulation à double sens. Pour les travaux sur les lignes électriques adjacentes, cela exige la présence de signaleurs. »

« Encore là, nous avons intégré ce facteur lorsque nous avons produit nos estimations. Après tout, le ministère des Transports précise les zones où l’on devrait disposer de signaleurs et nous avons l’historique des travaux qui précise ce type de situation », répond M. Tanguay. Il ajoute : « Pour la location d’équipements particuliers, il faudrait préciser le nombre de tracés pour lesquels ils seront nécessaires. Nous préférons les calculer distinctement pour ne pas modifier nos propres prix de revient. Est-ce que la location de ces équipements justifie les écarts? Y a-t-il autre chose? »

« Eh bien… Écoutez », commence M. Leclerc, « nous voulons être le plus transparents possible et maintenir nos bonnes relations avec vous. Mais quand nous avons répondu à la première soumission, nous étions une jeune entreprise, nous n’avions peut-être pas l’expérience nécessaire pour bien cerner toutes les implications et j’avoue que nous avons, cette fois, cherché à mieux prévoir toutes les situations possibles. »

« Êtes-vous en train de nous dire que vous essayez de rattraper des pertes que vous auriez encourues lors du premier mandat? », demande M. Tanguay. Un bref silence s’installe dans la salle, rompu par M. Tanguay : « Nous ne négocions pas le passé. Le passé est… passé. Nous visons un juste prix avec nos fournisseurs. Nous souhaitons que nos fournisseurs fassent des profits, mais actuellement, nous négocions le prochain contrat. »

Les échanges se poursuivent encore un peu entre les deux équipes de négociation, puis celles-ci conviennent de se revoir dans quelques semaines. Chaque équipe aura alors révisé ses estimations.

La deuxième rencontre

En vue de la seconde ronde de négociation, M. Tanguay a peu touché ses évaluations de la première année de la prolongation. Quelques jours avant la seconde rencontre, il reçoit les nouveaux prix de RAL (voir le tableau 4).

Négociations de gré à gré (tableau 4)

La seconde rencontre débute là où la première s’était terminée. Après quelques échanges, M. Tanguay cherche à mieux comprendre les écarts qui, étant encore jugés trop importants, le portent à interroger les représentants de RAL : « Plusieurs de vos prix sont encore nettement grandement supérieurs à nos prévisions; je n’arrive pas à comprendre d’où proviennent ces différences. » M. Leclerc invoque alors un nouvel argument : « Les portées que nous avions eu à faire dans les deux premières années étaient très “sales4”. Nous ne voulons pas répéter la même erreur et sous-estimer l’ampleur des travaux. »

Richard Tremblay, le chef régional de l’unité Gestion de la végétation, répond à ce premier argument. « Je vous concède que la région du Bas-Saint-Laurent avait du rattrapage à faire. Elle avait été négligée au cours des dernières années. Mais cette période est en grande partie terminée. La région entre maintenant dans une ère d’entretien régulier. Et beaucoup des travaux prévus sont des travaux d’entretien réguliers. Ils devraient donc être beaucoup plus simples que ceux du premier mandat. »

M. Leclerc réplique pratiquement aussitôt : « Même si les portées sont moins sales qu’il y a quelques années, nous jugeons tout de même que le pourcentage des portées “sales” par kilomètre est important pour plusieurs tracés que nous devons réaliser. »

M. Tanguay reprend : « Attention, Richard amène un excellent point. Il y a une dimension de productivité que nous ne pouvons négliger. Alors, nous aimerions connaître vos estimations quant à la productivité. »

La question semble embarrassante pour l’équipe de négociation de RAL, qui l’esquive à quelques reprises. Finalement, après de nombreux échanges sur ce sujet, M. Tanguay conclut que les calculs relatifs à la productivité de RAL pour l’année 2009 sont inférieurs aux siens dans une proportion de 25 % à 30 %. D’ailleurs, il indique à l’attention du fournisseur : « Nous croyons que votre productivité peut être nettement meilleure, d’autant plus que la période de rattrapage sera bientôt terminée. »

M. Leclerc précise : « C’est bien beau dans un bureau de parler de productivité, mais nous, on est pris avec les élagueurs de la liste de rappel. Nous devons vivre avec cette contrainte. »

« Ce que vous dites ne tient pas la route », tranche M. Tanguay. « Vous gérez sensiblement les mêmes élagueurs que le fournisseur qui avait eu le mandat jusqu’en 2006. Si vos estimations sont exactes, alors cela signifierait que la productivité des élagueurs a diminué. Si c’est le cas, vous auriez même la productivité la plus faible dans un environnement de travail similaire. » Et M. Tanguay de conclure : « Vous devrez trouver une façon de motiver vos élagueurs, un système de primes ou quelque chose du genre, car vos chiffres actuels ne nous permettent pas d’entrevoir un juste prix et nous devrons alors envisager d’autres options. » « Attention, nos élagueurs ne rajeunissent pas, cela aussi nous devons en tenir compte », s’empresse d’ajouter M. Leclerc.

Après quelques échanges, les deux parties conviennent de se revoir rapidement pour essayer de dénouer ce qui semble une impasse, surtout qu’il y a de nombreux paramètres en cause. Chaque partie souhaite en venir à une entente, mais… pas à n’importe quel prix.

L'étude de cas complète
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  • 1) Historique d’Hydro-Québec
  • 2) L’environnement des travaux d’élagage
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  1. Précisons que le territoire d’Hydro-Québec est scindé en six territoires. Dans chacun de ces territoires, on retrouve un chef, Gestion de la végétation qui supervise des techniciens en végétation. Ces chefs relèvent d’un chef de niveau IV, qui lui se rapporte à un directeur régional, mais par une structure matricielle; ces chefs ont aussi des interactions avec l’unité de Gestion de la végétation.
  2. Précisons que lors de l’octroi d’un premier mandat, exceptionnellement, après une négociation de gré à gré, le conseiller peut recommander une entente d’une seule année s’il considère que l’entente n’atteint pas le juste prix et s’il juge que les conditions du marché fournisseur ne permettent pas d’entrevoir de bénéfices supérieurs. Il s’agit d’une option de dernier recours, car elle n’est pas pleinement équitable pour les autres fournisseurs qui auraient fait des propositions pour deux ans. Par ailleurs, dans le cas d’un renouvellement, le conseiller ne négocie qu’avec le fournisseur qui a déjà obtenu le contrat; dans ces conditions, l’entente ne peut être que d’une année si les échanges ne permettent pas de conclure sur deux ans.
  3. Précisons qu’aux fins de ce cas, la situation a été simplifiée. Par exemple, le facteur de productivité intégrerait de nombreux paramètres comme la rusticité de la région, le nombre de portées, le pourcentage d’affectation des portées, l’évolution des techniques de travail, mais aussi la démographie des élagueurs.
  4. Terme fréquemment utilisé pour désigner la présence d’une végétation abondante autour des lignes électriques.